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3 ASTUCES DE RANGEMENT POUR VOTRE (CYBER) BUREAU

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3 ASTUCES DE RANGEMENT POUR VOTRE (CYBER)BUREAU

 

Qu’il soit dans une pièce ou sur un écran d’ordinateur, un bureau encombré est toujours « lourd », et donc contreproductif. Alors si les piles de documents et les fichiers pêlemêle vous découragent rien qu’à les regarder, voici 3 conseils et quelques astuces à suivre. Pas la peine d’y penser, c’est parti, go!

 

1. DOMPTEZ LE TEMPORAIRE

Côté bureau

Pour les papiers qui s’entassent sur la surface de travail, un premier geste: sur le mur, alignez 5 punaises. Faites 5 tas avec les documents à traiter par ordre de priorité et reliez chaque tas avec des pinces à dessins. Accrochez-les aux punaises de gauche à droite, du plus urgent au moins urgent. En un coup d’œil, vous avez une vision d’ensemble de ce qui s’envient.

Côté ordinateur

Commencez par créer deux dossiers: à_classer pour ce que vous ne savez pas où ranger pour l’instant, et en_traitement pour les documents de travail partagés avec d’autres personnes et dont ce n’est pas la version finale. Placez dans ces dossiers tout ce qui traine sur votre desktop. Prenez une minute pour admirer tout cet « espace ». C’est beau, quand même…

2. OPTIMISEZ L’ACCESSIBILITÉ

Côté bureau

Avant toute chose, munissez-vous d’un classeur-pochette à rangement vertical – un pour chaque domaine de documents (comptabilité, papiers personnels, factures, etc.), les onglets servant de sous-catégories. Ensuite, un peu de ménage dans les tiroirs, on jette les stylos qui ne marchent plus et on élimine les doublons.

Maintenant que vous avez dégrossi et classé, tout ce qui est fréquemment utilisé devrait être accessible rapidement. Les classeurs sur une étagère au-dessus de vous, le matériel dans un tiroir à votre côté, la corbeille à vos pieds. Imaginez que vous êtes un homme ou une femme-orchestre: tous vos instruments doivent être à portée de la main.

Côté ordinateur

Créez des catégories qui reflètent votre vie: PROFESSIONNEL, FAMILLE, ART, etc. Les grandes catégories en majuscules, puis les sous-catégories en minuscules, avec le début du mot de la catégorie principale. Ex. : le dossier PROFESSIONNEL contiendrait PRO_contrats et le dossier PERSONNEL contiendrait PERSO_photos.

Ça a l’air niaiseux, mais vous pourrez comme ça effectuer des recherches rapides en tapant les mots clés dans votre barre de recherche. Attention, quand on commence, les catégories deviennent addictives! Fichiers, mais aussi courriels, tout y passe (et ce n’est pas du luxe).

3. CRÉEZ UN CADRE AGRÉABLE

Côté bureau

Votre bureau est en ordre – rendons-le maintenant inspirant. Prenez un moment pour nettoyer les surfaces (vitre ou bois) et les écrans d’ordinateur. Ajoutez des plantes – il est prouvé que leur présence stimule l’efficacité. Gâtez-vous en encadrant l’affiche d’une œuvre d’art qui vous plait. Du peu, mais du beau.

Côté ordinateur

Osez les couleurs, car elles ont leur effet! Dans L’étonnant pouvoir des couleurs, on nous recommande même d’avoir plusieurs fonds d’écrans: un avec des dominantes de rouge pour les périodes de travail efficace. Un avec du jaune pour les périodes récréatives. Et un avec du bleu pour les périodes de création. Mais si c’est la classique plage des Caraïbes qui vous inspire, c’est correct aussi.

DERNIÈRE ASTUCE

Parce qu’il vaut mieux prévenir que guérir, prévoyez une plage horaire chaque semaine pour les tâches qui ont un facteur « d’entassement ». Ex: vendredi de 9h à 10h = comptabilité.

Sinon, optez pour la technique des 8 minutes: pendant 8 minutes chrono, pas d’autres distractions, pas de procrastination, on jette les vieux documents et on vide sa corbeille. Puis on arrête, on lâche prise et on passe à autre chose.

BIENTÔT TOUT BEAU

On vous a préparé un petit cadeau pour vous aider à garder votre cyber-bureau tout beau. Téléchargez notre fond d’écran, essayez-le et n’hésitez pas à nous dire sur Facebook s’il vous a été utile – on a hâte de vous lire!

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